South Research CVBA-VSO is op zoek naar office manager.

South Research is een social profit consultancy organisatie, gespecialiseerd in adviesverlening en ondersteuning van organisaties die actief zijn in de socio-culturele sector in België en in de sector van ontwikkelingssamenwerking in België en in het buitenland (NGO’s, overheden, universiteiten en onderzoeksinstituten en andere actoren). South Research levert diensten op vlak van training en begeleiding, participatief project- & programmabeheer, organisatieontwikkeling, evaluatie en toegepast onderzoek. Voor meer informatie over South Research CVBA-VSO kan je onze website www.southresearch.be raadplegen.
South Research is een kleine, horizontale en zelfsturende organisatie. Momenteel bestaat ons team uit 7 consultants en een office manager (50%) die instaat voor de boekhouding en personeelsadministratie. Om ons team te versterken en het office management beter uit te bouwen zijn we op zoek naar:

Een dynamische office manager (m/v deeltijds minimaal 60% en maximaal 80% )

Functiebeschrijving
Als office manager ben je een allround medewerker die instaat voor het kantoorbeheer, algemene administratie en voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de consultants. Bovendien neem je ook de permanentie (post, telefoons,…) voor je rekening.
Daarnaast ben je zowel verantwoordelijk voor de interne als de externe communicatie. Intern functioneer je als een draaischijf binnen de organisatie en als aanspreekpunt voor de andere leden van het team. Je bewaart een overzicht over het volledige reilen en zeilen binnen het team en je bevordert de teamspirit. Extern verzorg je het eerste contact en de opvolging met de klanten. Op termijn zijn er mogelijkheden om betrokken te worden bij prospectie en het aantrekken van nieuwe opdrachten en klanten en bij de ondersteuning van de consultants bij grotere consultancy opdrachten.
Verder ben je verantwoordelijk voor het onderhoud van de website en sta je in voor het basisonderhoud van ons IT-systeem (samen met een externe IT consultant).
Je bent verantwoordelijk  voor het HR luik (zonder de personeelsadministratie) o.a. voor de voorbereiding, opvolging en verslaggeving van teamvergaderingen en teamdagen, opvolgen vacatures, coaching, vormingen,….
Kortom, je onderhoudt de interne en externe werkrelaties en organiseert je werk zodat door een goede samenwerking en kennisdeling een efficiënt procesverloop en kwaliteitsvolle dienstverlening kan gegarandeerd worden.

Profiel
Kennis en ervaring

• Je hebt minimaal een bachelor diploma of gelijkgesteld door ervaring
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in  office management
• Je beheerst  het Nederlands, Frans en Engels zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Spaans is een extra troef
• Je hebt een goede kennis van de relevante office software (Word, Excel, Power Point)
• Ervaring met website-onderhoud en  basis IT-beheer is een pluspunt
• Je hebt interesse in de sector van ontwikkelingssamenwerking. Ervaring in de sector is een extra troef

Persoonlijke skills:

• Je bent flexibel zowel in uren als in taken.
• Je kan zelfstandig werken en je taken goed plannen en organiseren.
• Je bent sterk teamgericht. Je ziet wat er in de organisatie leeft en je kan hierop inspelen.
• Je neemt initiatief zowel op administratief vlak als op teamniveau.
• Je hebt aandacht voor detail en administratieve taken.
• Je hebt een stevige dosis doorzettingsvermogen.
• Je bent stressbestendig. Het kost je geen moeite overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen.
• Je bent klantgericht en contactvaardig.
• Je bent een vaardige computergebruiker.
• Je kan werken in een interculturele context en staat open voor de opinies en meningen van anderen.

We bieden:

• Een gevarieerde job in een dynamisch, zelfsturend en divers team
• Een deeltijds contract (met een maximum van 4/5e) van onbepaalde duur, met een proefperiode van 6 maanden
• Een salaris in overeenstemming met de NGO/socio-culturele sector (beschikbaar op aanvraag)
• Hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, reisverzekering, internet thuis ;
• Kantoor is gemakkelijk te bereiken met openbaar vervoer
• Volledige terugbetaling van woon-werk verkeer wanneer gebruik gemaakt wordt van openbaar vervoer
• Een open werksfeer met aangename collega’s.

Voor meer informatie over de functie, contacteer Bea Abts of Wendy Michaux via het telefoonnummer 016/ 49 83 10 of via email op This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it

South Research vindt je kwaliteiten belangrijker dan je geslacht, een handicap, je ethnische afkomst of nationaliteit. Bij gelijkwaardige kandidaten zal het streven naar diversiteit binnen het team meespelen in de beslissing.

Hoe solliciteren

We verwachten je kandidaatstelling via email voor 21 november 2011. Je kandidaatstelling bestaat uit:

• een motivatiebrief waarin je jezelf voorstelt, aangeeft waarom je geïnteresseerd bent in deze functie, je relevante vaardigheden en je verwachtingen ten aanzien van de functie.
• Een recente CV met een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van je professionele ervaring.
• Minimum 2 namen (met telefoonnummer en emailadres) van referentiepersonen waarmee South Research contact kan opnemen gedurende het verdere verloop van de procedure.

Mail je kandidaatstelling naar This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it   ter attentie van Bea Abts met de vermelding ‘kandidaatstelling office manager’ in het onderwerp van je email.


Selectieprocedure

De CV screening zal gebeuren in de laatste week van november. In de eerste helft van december zullen de verkennende gesprekken plaatsvinden. Vervolgens zullen in de eerste en tweede week van januari de weerhouden kandidaten door een extern selectiekantoor uitgenodigd worden voor een uitgebreid selectie-onderzoek. De overblijvende kandidaten zullen eind januari uitgenodigd worden voor een finaal gesprek, waarna South Research een beslissing zal nemen.


Bekijk de website op www.southresearch.be om meer te weten over South Research CVBA-VSO.